Ngày nay, việc kinh doanh chuỗi bán lẻ đang ngày càng trở thành một hình thức phổ biến, bao gồm chuỗi siêu thị, chuỗi cửa hàng thực phẩm sạch và chuỗi cửa hàng thời trang… Tuy nhiên, hoạt động kinh doanh chuỗi bán lẻ không chỉ đơn giản là việc mở các cửa hàng, mà còn đòi hỏi sự linh hoạt và sự tỉnh táo trong quản lý. Để đạt được lợi nhuận như mong muốn, người quản lý cần có khả năng xác định giá trị cốt lõi, tối ưu hóa vòng quay vốn và thiết lập quy trình quản lý chuỗi một cách hiệu quả.

Vậy đâu là bí quyết quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ thông minh và tối ưu? Cùng Ruby đọc ngay bài viết này để tìm hiểu chi tiết nha!

1. Quản lý chuỗi cửa hàng là gì?

Quản lý chuỗi cửa hàng là công việc kiểm soát, theo dõi toàn bộ quá trình vận hành, hoạt động của chuỗi cửa hàng. Các dữ liệu, thông tin hoạt động được tổng hợp thành các báo cáo chi tiết sẽ giúp nhà quản lý bao quát được hoạt động kinh doanh và đưa ra chiến lược phát triển. Các chi nhánh cửa hàng vừa hoạt động độc lập, vừa phải có sự liên kết với nhau trong các khâu cần thiết.

Với những lợi thế về quy mô dân số và tốc độ phát triển vượt bậc như hiện nay, Việt Nam được xem là mảnh đất màu mỡ để xây dựng và phát triển chuỗi cửa hàng nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Song song với những lợi ích khi mở rộng quy mô từ cửa hàng lên chuỗi bán lẻ là gia tăng sự nhận biết thương hiệu và doanh số, có không ít những vấn đề mà nhà quản lý chuỗi cửa hàng phải quan tâm.

Tuy nhiên, 90% số điểm bán lẻ ở Việt Nam là các cửa hàng của hộ gia đình và được mở la liệt khắp nơi, hầu hết là tự phát, thiếu chiến lược, kế hoạch bài bản ngay từ đầu Vì thế, hầu hết các nhà đầu tư cửa hàng bán lẻ thường kinh doanh khá hiệu quả ở cửa hàng đầu tiên, từ tạp hóa, thời trang, dược phẩm đến café, ăn uống… đều kinh doanh có lãi. Nhưng khi mở đến cửa hàng thứ 2, thứ 3 lại bắt đầu tỏ ra không hiệu quả. Doanh số những cửa hàng mới mở thường nhỏ hơn rất nhiều so với các cửa hàng đầu tiên

Do đó, xây dựng quy trình quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển bền vững của một doanh nghiệp, cửa hàng của bạn bởi những lý do sau:

• Cung cấp góc nhìn bao quát cho nhà quản trị về những hoạt động đang diễn ra, từ đó ban hành chiến lược phát triển phù hợp.
• Nâng cao hiệu quả quản lý đối với từng khía cạnh về tài chính, hàng hóa, nhân sự,…
• Tránh tình trạng lãng phí, thất thoát về nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc doanh thu.
• Có cơ sở dữ liệu để kiểm soát và đánh giá chính xác năng lực nhân viên.
• Ra chiến lược thu hút khách hàng mới, chăm sóc khách hàng cũ

Thực tế, Ruby đang quản lý chuỗicửa hàng tiện lợi S Mart tại 2 cơ sở:

• 123 Hàng Bông, Hoàn Kiếm, Hà Nội
• 27 Tống Duy Tân, Hà Nội

2. Phương pháp quản lý chuỗi cửa hàng

2.1 Quản lý bằng sổ sách

Trong các cửa hàng kinh doanh có quy mô nhỏ, phương án quản lý bằng sổ sách là một phương pháp phổ biến. Đây là cách quản lý thông qua ghi chép và tính toán trên giấy. Để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót cũng như thất thoát không mong muốn, yêu cầu phải ghi chép cẩn thận.

• Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí vận hành, cực kỳ tiện lợi và linh hoạt. Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh nội dung trong sổ sách theo nhu cầu khi áp dụng phương pháp này.
• Nhược điểm: Việc tra cứu dữ liệu có thể gặp khó khăn, lượng thông tin lưu trữ bị hạn chế và tính bảo mật thấp.

Quản lý kinh doanh bằng sổ sách rất thích hợp để những cửa hàng nhỏ lẻ áp dụng. Những cửa hàng này sẽ có quy mô nhỏ và không cần quản lý tới từng giao dịch.

2.2 Quản lý bằng Excel

Phần mềm Excel là cách quản lý chuỗi cửa hàng đang được nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ sử dụng. Lý do khiến phần mềm Excel được nhiều chủ doanh nghiệp kinh doanh sử dụng vì có giao diện rất đơn giản và dễ nắm bắt và hỗ trợ quản lý trên nhiều thiết bị trên cùng một hệ thống bảng biểu.

• Ưu điểm: Dễ dàng tạo mới và thêm mới các file quản lý theo từng nhu cầu sử dụng.
• Nhược điểm
  • Đòi hỏi bạn phải có kiến thức Excel tổng hợp.
  • Excel không có chức năng phân quyền rõ ràng nên rất file quản lý rất dễ bị sửa, xóa không đúng chỗ khi chủ doanh nghiệp phân quyền cho nhân viên.
  • Độ bảo mật thông tin không cao và không có tính liên kết với phần mềm thứ 3 để xử lý các giao dịch tức thời.

Phương pháp này phù hợp cho những cửa hàng có quy mô nhỏ, các quán ăn truyền thống không cần in hóa đơn hay các xưởng sản xuất không phát sinh quá nhiều giao dịch mỗi ngày.

2.3 Quản lý bằng phần mềm offline

Các phần mềm offline hiện nay cũng là một trong các công cụ hỗ trợ quản lý kinh doanh tiện ích cho các chuỗi cửa hàng, những tiện ích của phần mềm hỗ trợ đa dạng đầy đủ từ quản lý bán hàng, quản lý nhập hàng, quản lý khách hàng, quản lý nhân viên.

Ưu và nhược điểm của phương pháp quản lý bằng sổ sách

• Ưu điểm: Phương pháp này không phụ thuộc vào internet và tốc độ mạng. Ngoài ra, phương pháp quản lý bằng phần mềm offline còn có thể cập nhật các số liệu thường xuyên và chính xác.
• Nhược điểm:
  • Không phù hợp với những hệ thống lớn có nhiều chi nhánh, cần có internet để đồng bộ dữ liệu.
  • Phần mềm offline thường chỉ phát huy được ưu điểm trong thời điểm nhất định, tiềm ẩn rất nhiều rủi ro bất ngờ. Chế độ an toàn dữ liệu cũng không được cao.

Các phần mềm offline chỉ phù hợp với những cửa hàng có quy mô nhỏ, cửa hàng gia đình không có chi nhánh hoặc không có quá nhiều khách hàng.

2.4 Quản lý bằng phần mềm online

Những phần mềm quản lý online là giải pháp quản lý chuỗi cửa hàng nhanh chóng và hiệu quả nhất hiện nay. Quản lý bằng phần mềm online sẽ giúp chủ doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu tối đa sai sót và thất thoát tại cửa hàng.

Ưu và nhược điểm của phương pháp quản lý bằng sổ sách

• Ưu điểm:
  • Phương pháp này có thể khắc phục được mọi khuyết điểm của các cách quản lý trên.
  • Là công cụ đắc lực giúp chủ doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động của cửa hàng chính xác hơn và giảm thất thoát.
  • Đây cũng là công cụ quản lý kho hiệu quả.
  • Các phần mềm online còn tích hợp các tính năng quản lý nhân sự, chấm công, hoa hồng, lương thưởng với hệ thống bảng biểu báo cáo minh bạch và khoa học.
  • Mọi hoạt động tại cửa hàng đều được đồng bộ trên phần mềm.
  • Phần mềm online còn cho phép chủ doanh nghiệp phân quyền sử dụng cho nhân sự theo vị trí và phòng ban.
  • Phần mềm có thể liên kết với các trang thương mại điện tử, đối tác vận chuyển và  giao hàng, web bán hàng.
• Nhược điểm: Tiêu tốn nhiều chi phí hơn so với các giải pháp truyền thống và cần phải được kết nối với internet.

Phần mềm quản lý bán hàng online hiện nay đều thích hợp để nhiều doanh nghiệp, cửa hàng có quy mô khác nhau sử dụng.

3. Cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả

3.1 Quản lý tài chính chặt chẽ

Trong quá trình quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ, quản trị tài chính chiếm vị trí hàng đầu và cực kỳ quan trọng. Nó bao gồm việc giám sát sự xuất hiện và đi lại của tiền trong quá trình sản xuất và kinh doanh, đồng thời quản lý lãi lỗ và tài sản đầu tư.

Việc thực hiện quản trị tài chính một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát nguồn vốn, đánh giá tình hình hoạt động một cách kịp thời, tối ưu hóa lợi nhuận và đạt được doanh số bán hàng cao hơn.

Dưới đây là một số khía cạnh mà doanh nghiệp có thể xem xét để cải thiện hiệu quả quản trị tài chính:

• Thường xuyên theo dõi và lập báo cáo để nắm rõ tình hình tài chính của công ty.
• Hiểu rõ tình hình tài chính để kiểm soát các khoản thu chi.
• Tìm kiếm và tiếp cận các nguồn vốn đầu tư tiềm năng trên thị trường.
• Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng cụ thể, chi tiết

3.2 Xây dựng quy trình vận hành

Để cải thiện quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ, việc xây dựng một quy trình vận hành rõ ràng và hiệu quả là cần thiết. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô và điều hành nhiều cửa hàng ở các khu vực khác nhau, việc có một quy trình vận hành đồng nhất trở thành điểm cực kỳ quan trọng.

Để thực hiện điều này, các quy trình vận hành cần được chuẩn hóa trên toàn hệ thống. Điều này bao gồm giờ làm việc, đồng phục nhân viên, quy trình đón tiếp và phục vụ khách hàng, chính sách giảm giá và đổi trả hàng hóa.

Tuy nhiên, hơn cả là bạn cần đảm bảo trải nghiệm khách hàng tại tất cả các chi nhánh đều đồng nhất về cả chất lượng và số lượng. Việc xây dựng và duy trì một quy trình vận hành đồng nhất trên toàn hệ thống giúp đảm bảo thành công và phát triển bền vững của chuỗi bán lẻ.

3.3 Quản lý hàng hoá về chất lượng và số lượng

Khâu kiểm soát số lượng và chất lượng hàng hóa cần phải được chú trọng nếu doanh nghiệp không muốn đối mặt với sự cố thất thoát, nghiêm trọng hơn là ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ.

Đặc biệt cần chú ý việc theo dõi số lượng, loại hàng hóa và luân chuyển hàng giữa các chi nhánh bởi công đoạn này là vô cùng phức tạp, tốn nhiều thời gian.

Chính vì thế, doanh nghiệp hay cửa hàng cần xây dựng một quy trình chặt chẽ để dễ dàng theo dõi và kịp thời xử lý các phát sinh.

3.4 Xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng

Đối với các cửa hàng bán lẻ, nhân viên cần được đào tạo về cách tư vấn, trả lời các câu hỏi của khách hàng, chăm sóc và giữ chân khách hàng. Đây là những yếu tố thiết yếu để đạt được sự thành công trong cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ.

Yếu tố con người đóng vai trò quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp. Bởi vấn đề thất thoát hàng hóa hoặc doanh thu xảy ra một phần xuất phát từ sự thiếu trung thực và sai sót của nhân viên.

Do đó, cần một công cụ quản lý có thể ghi lại mọi hoạt động của nhân viên tại nơi làm việc, từ đó chủ cửa hàng có thể thuận tiện trong việc theo dõi và giám sát.

Bên cạnh đó, hầu hết nhân viên tại các chuỗi cửa hàng đều làm việc theo dạng đăng ký ca. Vì thế không thể thiếu công cụ hỗ trợ chấm công để theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên trong từng ca làm.

3.5 Thiết lập hệ thống quản lý kho

Trong quá trình mở rộng chuỗi cửa hàng, việc quản lý hàng hóa xuất/nhập kho là cực kỳ quan trọng để tránh thất thoát và tiết kiệm thời gian. Đặc biệt, khi có nhiều cửa hàng tại các địa điểm khác nhau, việc quản lý kho hàng tại từng cửa hàng là cần thiết.

Đồng nhất quản lý hàng tồn kho trên cùng một nền tảng giúp doanh nghiệp bán lẻ đảm bảo nguồn hàng phân phối hiệu quả nhất. Ngoài ra, sử dụng một nền tảng quản lý kho giúp nhà quản trị biết được số lượng tồn kho của từng chi nhánh trong thời điểm thực tế.

3.6 Đánh giá báo cáo chi tiết

Sau khi hoàn thiện các khâu bán hàng, cửa hàng cần được đánh giá về hiệu suất và vận hành để xác định đạt được hiệu quả hay không. Sử dụng công nghệ trong quản lý giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho người quản lý.

Nhà quản lý hay chủ cửa hàng cần theo dõi phản hồi từ khách hàng thông qua các kênh như blog review, thương mại điện tử, mạng xã hội và website để quản lý cửa hàng hiệu quả.

Bên cạnh áp dụng công nghệ, quản lý cần theo dõi từng cửa hàng trong chuỗi để xem tiến độ kinh doanh và điều chỉnh quy trình nếu cần. Đánh giá hiệu quả của quản lý cấp dưới và nhân viên trong cửa hàng cũng cần để đưa ra giải pháp kịp thời.

3.7 Lưu trữ dữ liệu trên cùng nền tảng

Trong thời điểm hiện tại, việc lưu trữ thông tin khách hàng là vô cùng quan trọng. Bán hàng cho khách hàng trung thành và sử dụng dữ liệu khách hàng cũ tiết kiệm chi phí so với tìm kiếm khách hàng mới. Tuy nhiên, điều này cũng đồng nghĩa với việc rủi ro mất dữ liệu do tin tặc. Để đảm bảo an toàn và đồng bộ cho dữ liệu, phần mềm quản lý dữ liệu là giải pháp hiệu quả.

Việc sử dụng phần mềm giúp hạn chế sai sót thông tin khách hàng, loại bỏ quản lý chồng chéo và mất mát dữ liệu. Các cơ sở bán hàng có thể dễ dàng gửi báo cáo hàng tuần, hàng tháng đến người quản trị thông qua nền tảng này.

Sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu cũng giúp kiểm soát, tìm kiếm và truy xuất thông tin khách hàng một cách đơn giản và chính xác. Điều này tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý, ngay cả khi họ không có mặt tại cửa hàng.

Ví dụ các phần mềm tiêu biểu mà Ruby có thể gợi ý cho bạn như:

• Kiot Viet
• Sapo
• Fastwork

4. Kết luận

Tóm lại, để quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả thì bạn cần có những phương pháp điều hành thông minh và tối ưu. Hy vọng bài viết trên Ruby đã giúp bạn có cái nhìn cụ thể và chi tiết về những kinh nghiệm để vận hành dự án kinh doanh. Chúc bạn kinh doanh thành công!